理事会における代理人の出席について

理事会への出席率を上げるため、代理人の出席を認めることは可能ですか。

管理組合では、最高決議機関たる総会の意思決定の下に、管理組合の業務を執行する体制として、理事長を業務執行機関、複数の理事から構成される理事会を業務執行の具体的意思決定機関、監事を内部監査機関として位置付けられています。

そして、区分所有者には総会において代理人による議決権の行使を認めています（区分所有法第39条第2項）。これは区分所有者に保障された重要な権利であり、規約によりこの権利を制限することはできませんが、代理人の範囲を合理的かつ部分的に限定することは認められます。

これに対し、理事会については区分所有法が別段の定めを設けていませんので、理事会への代理人の出席が可能か否かについてはマンション管理規約で認めていない限り理事会に代理人が出席することはできないことになります。また、管理規約で代理人出席を認める場合でも、代理人の範囲を実質的に共有者とみなせる配偶者などの親族に限定する考慮も必要でしょう。

多くのマンションでは日常的に理事の配偶者が代理人として理事会に出席している実態もあるようですが、厳密には有効な運用とはいえず、訴訟等の争いになれば理事会決議が無効となる可能性がありますので、管理規約に則って運用することが必要です。

また、理事会への出席率をあげる方法としては、一般的なマンション管理規約では理事の資格を区分所有者に限定していますが、区分所有法は理事の資格に制限を設けていませんので、理事の資格要件を共有者と見なせる配偶者などの親族とする管理規約を定めることも可能です。

いずれにしても、理事会は、総会の意思決定を具体的に執行する機関ですので、全理事が出席して活発な討議が行われることが管理組合運営を円滑に行うための大切な要素といえます。

そのために、マンションの環境に応じた適切なルールを整備することが重要です。

編集／合人社計画研究所法務室　監修／桂・本田法律事務所　本田兆司弁護士
2011年10月掲載

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未販売住戸の議決権について

新築マンションに住んでいます。入居開始からもうすぐ1年がたち1回目の定期総会の時期を迎えますが、全110世帯の半数強にあたる60世帯が売れ残っています。総会での議決権の取り扱いはどうなるのでしょうか。ちなみに当マンションの管理規約では、1住戸につき1議決権が与えられています。

新築マンションでは入居開始後の一定期間、未販売住戸が残る場合があります。この時、未販売住戸の所有権は売主であるマンション事業主にあるわけですから、その議決権もマンション事業主が保有することとなります。既に販売、引渡し済みの50区分の所有者がすべて異なるとすれば、本問マンションは区分所有者数51、議決権数110が定数のマンションとなります。

また、総会の決議について区分所有法では、同法又は規約に別段の定めがない場合、区分所有者及び議決権数の各過半数によって決する（区分所有法第39条第1項）とあり、本問マンションの総会決議には、区分所有者の26名以上かつ議決権数の56以上の承認が必要となるわけです。

このように一部の区分所有者に多数の議決権が集中する状況で懸念されるのは、当該区分所有者の賛成がなければ、どんな議案も否決されてしまうということです。そういった事態に陥ることを避けるには「区分所有者1名につき議決権が1つ」という管理規約に変更する方法もありますが、管理規約の変更は総会での特別決議で、区分所有者及び議決権数の各4分の3以上の賛成が必要ですので、実質的にはかなり困難であると思われます（区分所有法第31条第1項）。ただし本問マンションでは、多数の未販売住戸があることが原因ですので、管理規約の変更に協力してくれるようマンション事業主に相談されてはいかがでしょうか。

編集／合人社計画研究所法務室　監修／桂・本田法律事務所　本田兆司弁護士
2012年2月掲載

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