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管理に関するFAQ

総会・理事会の運営

理事長の報告義務について

私は理事長をしています。先日、ペットの飼育について理事会で検討するため居住者にアンケートを行いました。その結果について、ある区分所有者が「書面で報告してくれ」と何度も家まで押しかけて来られました。私はアンケートは未集計段階なのでお断りしたのですが、集計がまとまった段階では、この区分所有者に書面で報告する義務があるのでしょうか。

 管理者の権利義務は、区分所有法第二八条によると、「委任に関する規定(民法第六四五条)に従う」と定められており、民法第六四五条によると、「受任者は委任者の請求があるときは、いつでも委任事務の処理の状況を報告する」と定められています。
 ここで特定の一区分所有者が法にいう委任者にあたるのかどうかですが、受任者である理事長は、総会で選任された理事数名の中から互選によって選出され、個々の区分所有者から直接管理者となることを委任されたものではないけれども、区分所有者の総体としての管理組合により委任を受けているといえるでしょう。
 また区分所有法第四三条によると、管理者は少なくとも毎年一回集会(総会)において、管理者の取り扱う事務に関する報告をすることが定められていて、特段の問題が生じない限り、一般的には年一回の報告で良いといえます。
 本人の管理費の収納状況などは、各区分所有者に対して、告知すべきです(このために管理会社に事務を委託しています)が、本件のケースの場合、あくまでも理事会で検討するためのアンケートであり、必ずしも特定の区分所有者に対して個別に理事長が書面で報告する義務はなく、理事会で検討して、その報告方法(報告するべきか否かを含めて)、報告内容を決定すればよいと考えられます。
 ただし、アンケートの結果については、組合員の関心のあることでしょうから、特定の個人に対してではなく、差し支えない範囲で集計したもの(もちろん匿名性のあるデータとして)を組合員全員または回答された組合員に公表されることが望まれます。
 なお、規約・議事録は、区分所有法において利害関係人の請求があったときは正当な理由がある場合を除いて、閲覧を拒んではならないとなっています。
 これらの公表、閲覧等の実務は、理事長自ら行う必要はなく、その実務について管理会社などに再委託して実施されればよいでしょう。

編集/合人社計画研究所法務室 監修/桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2004年5月掲載

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議決権を理事長一任とする規約は有効か

理事長をしていますが、総会への出席が非常に少なく、何度も議決権行使書の提出を依頼してようやく総会を成立させるというような状況です。毎回このような苦労をするのも嫌なので、「議決権行使書も委任状も提出されない場合は、理事長(又は議長)に一任したものとする」という規約を設定したいのですが、このような規約は有効でしょうか?

 総会における議決権の行使については、区分所有法第三九条二項に「議決権は、書面で、又は代理人によって行使することができる」と定められています。この定めに基づき区分所有者が代理人を選任し、総会における議決権の行使を代理人に委任したことを証する書面が委任状であり、この書面が管理組合に提出されることによって代理人は総会での議決権行使を認められます。
 代理権の授与は、通常委任状という書面でなされますが、委任状には、代理人の氏名、代理する事項(本問では総会議決事項)を記載し、本人が署名と押印をして、作成されます。
 したがって、規約において、ご質問のような規約を制定するために規約の改正をしても、委任状が提出されない状況では、代理権授与の要件を満たしているとは言えず、理事長を代理人と認めることはできません。
 仮にこのような規約を盾に、当該区分所有者に成り代わって議決権を行使したとすれば、当該区分所有者の権利を侵害することになって、決議自体が無効です。したがって、本問のケースでは、議決権を理事長一任と扱うという規約は無効であると解せます。

編集/合人社計画研究所法務室 監修/桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2004年11月掲載

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出席者二人で開催した総会とその議事録について

 総会を開催しましたが、実際に出席したのは議長と区分所有者一名のみで、後は議決権行使書による出席でした。区分所有法で「議長及び集会に出席した区分所有者の二人がこれに署名押印しなければならない。」とあるため、議事録署名人として「総会に出席していない議決権行使書を提出した区分所有者」を議事録署名人としました。法でいう「出席した」とは、現に出席したことを指すのでしょうか。この議事録は、有効でしょうか。

 区分所有法第四二条によれば、議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び集会に出席した区分所有者二人がこれに署名押印しなければならない、と規定しています。
 この規定によれば、法はそもそも出席者が議長を含めて二人で議事を進行することを想定していないといえます。
 すなわち、総会は区分所有者の意思を決定する重要な会議ですので、二人しか出席者がいない場合には、区分所有者に連絡を取り、できるだけ多くの区分所有者に出席してもらって、議事を進行する必要があるといえます。
 ところで、本問では、出席者二人で総会を開催し、議事を進行してしまったということになりますが、ここに「出席した」とは現に総会に出席し、議事の経過を確認したことを要し、「書面議決者」は適法な議事録署名者といえませんし、また、議長と出席した区分所有者一人だけが署名した議事録も有効とはいえません。
 それゆえ、区分所有者から議事の結果を争われる場合もあり、管理組合の理事長は、議事録に記載された議事の経過などを法的に確認することが必要なこともでてきます。
 一方、適法(有効)な議事録が作成されたとしても、議事録に記載された議事の経過などが存在したかどうかは別の問題であり、例えば、書面決議を含めて過半数に達していないのに、議事録に可決されたと記載し、議長と出席した議事録署名者二人が署名をした場合にも、議事録は適法(有効)であるが、その議事の結果は法的効力を有しません。
 しかし、議事録が適法(有効)に作成されていれば、議事録に記載のある議事の結果が存在したと法的に推認されるので、これに異義のある者が不存在を証明することを要します。
 以上のとおり、議事録署名者が議長と出席区分所有者一人しかいない場合は、適法(有効)な議事録を作成できませんので、総会は区分所有者の意思を決定する重要な会議であり、また、法的紛争を回避するためにも、議長は総会を流会とし、再度総会を招集するのがよいでしょう。
 ただし、どうしてもほかに一人も出席できない場合には、仮の議事録とし、次回総会までに特段の「異議」がなければ、議事の経過及び結果が追認されたと考えてもよいでしょう。

編集/合人社計画研究所法務室 監修/桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2005年4月掲載載

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事前に通知している案と違う内容で承認された管理規約の改定は有効か

管理規約の改定を議案とする臨時総会を開催しました。総会の場で事前に通知していた案から若干の変更を加え、区分所有者及び議決権の四分の三以上の承認を得て可決されました。事前に通知している案と違う内容で承認されましたが、この改定は有効なのでしょうか。

 問の規約の改定のように特別決議を要する場合は、その議案とその要領(決議内容についての案を要約したもの)も通知しなければなりません。そこで、規約改正の議案の場合は、規約の新旧の対比表を付して、提案とするのが一般的です。
 議案だけでなくその要領も知らせる目的は、各区分所有者が、事前に決議する内容を検討したうえで、集会に臨んでもらうことと、さらに集会に出席できない区分所有者には、この議案と要領をもとに書面決議により、議決権を行使してもらうためです。
 よって、明らかな誤字、脱字の修正という変更は可能ですが、通知している議案と内容の異なる議案での決議は許されません。
 しかしながら、あまりにも厳密に運用するとたった一ヶ所の表現が明確でない為に議案全体が否認されるということにもなりかねません。
 そこで、議案に『改定の主旨に沿った範囲での若干の字句の追加、修正も併せてご承認ください』という旨の但し書きを付しておけば、総会において出席者の総意により、若干の字句の変更はすることができるといえます。
 ただし、その変更部分が、議案の主旨を逸脱していたり、異なる意味合いが生じる場合は、改定の決議をされた規約は効力を有しないことになります。

編集/合人社計画研究所法務室 監修/桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2005年5月掲載

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管理費の不足により、公共料金などの支払ができない場合は

管理組合の理事長です。期の途中ですが、滞納者も多く管理費が不足しています。このままだと、公共料金などの支払もできなくなりそうです。規約では管理費の値上げや修繕積立金口から取り崩しをするためには総会決議が必要になりますが、臨時総会開催の余裕もないほどせっぱつまっています。何かいい方法はないでしょうか。

 電気料金や水道料金といった公共料金は(自治体や電力会社によりますが)早収期限までに支払わないと割引が受けられなくなります。さらに、通常期限を過ぎてしまうと延滞利息をかけられたり、電気や水道の供給サービスを停止されてしまう恐れがあります。また、公共料金以外の一般の債務も納付期限を過ぎると、延滞利息を請求されることがあり、何より債権者に対して管理組合の信用の失墜につながりかねません。
 以上のことから、支払を遅らせたり止めたりするのは管理組合にとって不利益をこうむることにもなり、これを避けるため、修繕積立金口から理事長の判断で支払っても問題ないと考えられます。
 また、この場合の支払いは、修繕積立金口の「取り崩し」ではなく、修繕積立金口から一時的に管理費口の費用を負担する、「仮払い」ですので、総会決議を得ることは不要といえます。
 ただし、これは公共料金や予算で認められた通常の管理業務上発生する支払い、あるいは建物の保存上最低限の補修、災害など、緊急な出費に限り可能であると考えられ、大規模な修繕などの多額の支払いの場合は、臨時総会で決議を経ることを要します。
 また、一時的には以上の方法で回避しても、できるだけ早めに訴訟を提起するなどして滞納者の未収金回収に努め、それでも管理費が不足するようなら管理費の値上げを検討すべきでしょう。組合資金に余裕ができた時点や総会決議が得られた時点で、前記の「仮払い」を解消すべきことは言うまでもありません。

編集/合人社計画研究所法務室 監修/桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2007年2月掲載

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